La gestione amministrativa degli appuntamenti e delle fatture è fondamentale per chi opera nel settore sanitario. Con Healoox, concludere un trattamento e generare la relativa fattura, anche con invio al Sistema Tessera Sanitaria (STS), è un processo fluido, personalizzabile e conforme alla normativa. Ecco la guida completa.
Requisiti iniziali per abilitare la fatturazione
Prima di poter procedere alla generazione di una fattura è necessario che:
- Il profilo utente sia completo e approvato, puoi consultare la seguente guida in caso di dubbi Guida Utente per il Completamento del Profilo Professionale
- Le impostazioni di fatturazione, inclusa la sezione STS, siano correttamente configurate (dal menu “Fatturazione/ STS”), puoi consultare la guida dedicata Configurazione delle impostazioni di Fatturazione e invio a Tessera Sanitaria con Healoox
- Il paziente abbia codice fiscale e indirizzo di fatturazione registrati
Come concludere un appuntamento
Dalla home page o dalla sezione Appuntamenti, clicca su “Concludi” accanto all’appuntamento desiderato, se hai dubbi sulla gestione appuntamenti puoi consultare la guida Gestione Appuntamenti su Healoox: Guida Completa per Professionisti Sanitari.
A questo punto, Healoox propone due opzioni:
- Fattura subito: accedi direttamente alla schermata di fatturazione
- Fattura più tardi: l’appuntamento viene chiuso ma si potrà generare la fattura in un secondo momento
Fatturazione automatica e personalizzabile
Se si sceglie di procedere con la fatturazione, Healoox compila automaticamente i dati in base alla configurazione preimpostata:
- Dati anagrafici del paziente
- Descrizione della prestazione, imponibile, IVA e codice di esenzione (es. N2.2)
- Eventuale imposta di bollo
- Contributi previdenziali (es. ENPAM, gestione separata)
L’utente può:
- Modificare le righe di prestazione
- Aggiungere voci aggiuntive
- Attivare o disattivare l’imposta di bollo, specificando se è a carico del paziente
Codice Tessera Sanitaria proposto automaticamente
Nel caso di fattura PDF con invio al STS, Healoox propone automaticamente il codice STS della prestazione (es. SR per Visita Medica Specialistica), modificabile entro i limiti delle opzioni previste per la categoria professionale.
Registrazione e scelta del pagamento
Cliccando su “Registra il pagamento”, l’utente può selezionare il metodo tra quelli attivati nella voce di menù Gestione Pagamenti:
La selezione avvia la schermata di pagamento in cui:
- Si conferma l’importo da riscuotere
- Si specifica la data del pagamento
Il pulsante “Conferma Pagamento” chiude l’operazione. È possibile tornare indietro in qualsiasi momento con “Annulla”.
Scelta della modalità di fatturazione
Terminato il pagamento, Healoox consente di:
- Generare una fattura elettronica (categorie abilitate)
- Creare una fattura PDF con invio STS (categorie soggette a tale obbligo)
- Chiudere l’appuntamento senza generare fattura
Anche in assenza di fattura, l’appuntamento risulterà comunque concluso e pagato.
Attendi e verifica l’invio STS o SDI
Dopo la conclusione, attendi circa 2-3 minuti per consentire al sistema di completare:
- La generazione della fattura e dei documenti collegati
- L’invio al Sistema Tessera Sanitaria (e SDI se necessario)
È consigliabile effettuare un refresh della pagina per aggiornare le informazioni.
Tutti i dati relativi alla fattura, i file generati e lo stato degli invii sono disponibili nella sezione “Fatturazione” della scheda dell’appuntamento, consultabile nell’anagrafica dell’appuntamento all’interno dell’elenco appuntamenti.
A seconda del tipo di fattura, ecco cosa può visualizzare l’utente:
In caso di fattura PDF con invio al STS:
- Scaricare la fattura PDF per il paziente
- Scaricare la ricevuta STS
- Consultare il log di invio, completo di:
- UUID
- Protocollo STS
- Esito dell’invio con eventuali errori
In caso di fattura elettronica (SDI):
- Scaricare la fattura proforma PDF generata
- Visualizzare il file XML inviato al SDI
- Scaricare la ricevuta PDF inviata dallo SDI
- Consultare il log completo dell’invio e ricezione, con:
- Orario
- UUID
- Stato della trasmissione
In caso di errore di invio, il sistema evidenzia nella stessa sezione la motivazione del problema, indicando chiaramente la causa per cui l’invio al Sistema Tessera Sanitaria o al Sistema di Interscambio è fallito. Dopo aver corretto l’errore, è possibile cliccare su “Ritenta invio”. Anche in questo caso, è consigliabile attendere 2-3 minuti e aggiornare la pagina per verificare l’esito del nuovo invio.
Conclusione
Healoox semplifica ogni fase del ciclo appuntamento-fatturazione, con processi trasparenti, automatizzati e personalizzabili. Grazie al supporto nativo per l’invio STS e alla gestione flessibile dei metodi di pagamento, è uno strumento ideale per professionisti sanitari che vogliono ridurre i tempi, migliorare la tracciabilità e rimanere conformi alla normativa vigente.
